Tyypillinen tapa kehittää toimintaa on käynnistää kehittämisprojekti. Projekti on aina luonteeltaan kertaluonteinen suoritus, jolla on alku ja loppu. Se myös tyypillisesti kohdistuu yhteen palveluun tai prosessiin kerrallaan. Miksi jatkuva parantaminen voisi olla parempi ratkaisu?
Useimmat meistä työskentelevät organisaatioissa, jotka tuottavat useita erilaisia tuotteita tai palveluita, ja aivan jokaisen meistä organisaatioiden arvonluonti ja päivittäinen toiminta rakentuvat lukuisien prosessien varaan. Mitä siis tapahtuu kaikille muille prosesseille, kun projektilla kehitetään yhtä?
Jatkuva parantaminen ehkäisee taantumista
Projektimuotoisen kehittämisen ongelma on siinä, että kehittäminen yleensä loppuu projektin loppumisen myötä. On saatu kenties aikaan uusi prosessi tai tuotu vanha ajan tasalle. Tämä ei kuitenkaan riitä.
Prosessi voidaan mieltää kaltevalla pinnalla olevaksi palloksi. Jos sitä ei jatkuvasti vedetä ylöspäin, se ei pysy paikallaan vaan lähtee valumaan alas. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että toimintaympäristö muuttuu ja itsekseen jätetty prosessi jää muutoksesta jälkeen. Ilman määrätietoisia jatkuvan parantamisen toimia muutoksesta aiheutuvia ongelmia ratkotaan tulipalojen sammutteluna.
Syntyy work around -ratkaisuja, jotka aiheuttavat tarpeen edelleen uusille hetkellisille ratkaisuille, jotta jotenkin pärjätään ja palvelu tai tuote saadaan valmiiksi. Kaikki tämä aiheuttaa ei-toivottuja muutoksia ja vaihtelua. Samalla prosessiin syntyy hukkaa: se taantuu.
Mikä toimii muualla, ei toimi ehkä meillä – olet oma paras benchmarkkisi
Paras benchmarkingin kohde on oma toimintasi. Missä olet nyt? Mihin haluat toimintasi viedä? Mitä aiot kokeilla päästäksesi lähemmäs tavoitettasi? Näillä kolmella kysymyksellä huolehdit siitä, että ratkaiset omalle toiminnallesi relevantteja ongelmia omalle toiminnallesi parhaalla mahdollisella tavalla.
Tietysti on tervettä pitää silmät auki ja seurata millaisia ratkaisuja kilpailijasi ja kumppanisi tekevät, mutta niitä arvioitaessa on aina muistettava, että niitä ohjaavat yleensä toisenlaiset arvot, visio ja tavoitteet. On myös enemmän kuin todennäköistä, että toisen organisaation tilanteeseen ja ongelmaan jonain aiempana ajankohtana rakennettu ratkaisu ei todennäköisesti ole optimaalinen ratkaisu sinun toimintasi tilanteeseen ja ongelmaan. Jatkuvaan parantamiseen liittyykin olennaisena osana havainto, että vierailu toisessa organisaatiossa benchmarkingin merkeissä on harvoin kannattavaa.
PDSA-sykli vie organisoidusti eteenpäin
Kun organisaatiosi visio on selkeä, sitä toteuttava Plan/Do/Study/Act-syklillä suoritettu kehittäminen varmistaa sen, että toimintasi kehittyy jatkuvasti oikeaan suuntaan. Prosessin parissa työskentelevät henkilöt – ja luonnollisesti prosessin asiakkaat – tietävät parhaiten mitä ongelmia organisaatiosi toiminnassa on.
Ratkomalla jatkuvalla syklillä prosessiesi ongelmia, jotka ovat visiosi toteuttamisen tiellä, toimintasi pysyy kilpailukykyisenä ja ajan tasalla. Oikein toteutettuna jatkuva parantaminen on osa jokaisen työntekijän arkipäivää ja jokaista prosessia muokataan jatkuvasti kohti vision osoittamaa tilaa. Tällöin myös tarve erillisille kehittämisponnistuksille projektien muodossa vähenee.
Projektikehittämisen ja kehittämisen prosessin välistä eroa voikin kuvata juoksuksi ja kävelemiseksi. Voit joko pysyä paikallaan ja välillä juosta saadaksesi muut kiinni tai kävellä jatkuvasti ja jättää muut taaksesi.
Tutustu koulutus– ja konsultointipalveluihimme ja opi johtamaan itseäsi ja muita tehokkaasti!
Tilaa uutiskirje ja pääset lukemaan uudet artikkelit ensimmäisten joukossa: