Multitaskaus on muodikasta
Työhaastattelussa kuulee usein kysymyksen siitä miten pärjää työympäristössä, joka muuttuu jatkuvasti ja jossa keskeytykset ovat arkipäivää. Tavoiteltu vastaus on yleensä jokin variantti lauseesta ”Osaan pitää monia palloja ilmassa samaan aikaan”. LinkedInissä pomppaa pintaan hehkutustarinoita työtehtävistä, joissa ei yksinkertaisesti voi pärjätä ilman, että säntäilee pää kolmantena jalkana tehtävästä toiseen. Erään tällaisen jutun alla bongasin kommentin, jossa vinoiltiin, että kohta joku tulee kertomaan lukeneensa kirjasta, että multitaskaus ei onnistu.
Miten on? Onko multitaskaus kaiken hehkutuksen arvoista? Onko työpaikan sankari hän, joka säntää ja ryntää kesken tehtävän jo seuraavan kimppuun ja palaa asian pariin heti, kun ehtii? Aivotutkimus osoittaa, että asia ei ole näin.
Testaa itse
Multitaskauksen voimaa voi testata ihan yksinkertaisilla tavoilla. Perinteinen lean-simulaatio aiheesta on nimitesti. Mieti viiden tuttavasi etunimiä. Laita kännykän ajastin päälle ja mittaa kauanko sinulta kestää kirjoittaa nimet niin, että kirjoitat ensin jokaisesta nimestä ensimmäisen kirjaimen omalle rivilleen, sitten kullekin riville kunkin nimen toisen kirjaimen jne. kunnes olet valmis.
Tee nyt testi uudelleen kirjoittamalla nimet omille riveilleen normaalisti, yksi kerrallaan alusta loppuun. Myönnän auliisti, että testi on hyvin yksinkertainen, mutta se indikoi sitä tosiasiaa, että on tehokkaampaa saattaa asioita valmiiksi kuin ottaa niitä työn alle. Omia multitaskauskykyjään voi mitata vertaisiaan vastaan myös tällä ilmaisella nettipelillä.
Asiakaskin arvostaa valmista
Mitä tämä tarkoittaa asiakkaasi näkökulmasta? Jos sinulla on käsissäsi suunnilleen samankokoiset työpaketit asiakkaille A, B ja C ja työstät niitä kaikki yhtä aikaa, voit toki kertoa jokaiselle asiakkaalle työstäväsi heidän tilaustaan parhaillaan. Mutta siihen edut käytännössä jäävät, koska suorittamalla työt perättäin alusta loppuun tuotat paitsi ensimmäisen paketin valmiiksi nopeammin, saat koko sarjan aiemmin valmiiksi.
Ero johtuu siitä, että vaihtaessasi tehtävästä toiseen joudut käymään pääsi sisällä aina pienen uudelleenorientaation. Aivan kuten tuotantolinjalla joudutaan vaihtamaan työasetuksia (työkalut, raaka-aineet, työvaiheet) siirryttäessä yhdeltä tuotteelta toiselle. Siinäkin tapauksessa, että tämä henkinen asetusten vaihto sujuisi suhteellisen nopeasti (eikä se todellisuudessa suju, vaikka näin tahdomme helposti ajatella), se on aina hukkaa. Lisäksi se kasvattaa virheiden mahdollisuutta, joka kostautuu myöhemmin tuplatyönä korjausten muodossa.
Multitaskaus ja sen hehkuttaminen ovat käytännössä sama ilmiö kuin kiireisen ihmisen pitäminen toimiston arvokkaimpana. Kiire on kuitenkin ulkoinen ilmentymä huonosta työn hallinnasta. Hyvän johtamisen avulla saavutetaan palvelu, joka saa asioita jatkuvasti ja päämäärätietoisesti valmiiksi mahdollisesti toki näyttävän eri suuntiin säntäilyn sijaan.
Tutustu koulutus– ja konsultointipalveluihimme ja opi johtamaan itseäsi ja muita tehokkaasti!
Tilaa uutiskirje ja pääset lukemaan uudet artikkelit ensimmäisten joukossa: