Jos lean-kehittäminen pitäisi tiivistää mahdollisimman pieneen pähkinänkuoreen, se kuuluisi jotakuinkin näin: Keskity tekemään asiakkaalle arvoa tuottavia asioita tarpeeseen hukkatyötä välttäen, kerralla oikein ja henkilöstöä kunnioittaen. Noin sadan vuoden takaa Toyotalta lähtöisin oleva toiminta-ajatus on iästään huolimatta edelleen tehokkain tunnettu tapa kehittää niin perinteisiä tuotannon kuin palveluprosesseja. Tästä kertoo leanin sitkeys: se on jo kymmenien vuosien ajan tullut muotiin, hävinnyt muodista ja aina pulpahtanut takaisin pinnalle. Siksi, että se ihan oikeasti toimii.
Lean-ajattelu perustuu siihen, että kaiken mitä teemme tulisi keskittyä mahdollisimman puhtaasti arvon tuottamiseen asiakkaalle. Prosesseja suunniteltaessa ja varsinkin prosessien ikääntyessä niihin kertyy kaikenlaista ylimääräistä, joka ei varsinaisesti palvele asiakasta mitenkään. Sitä on monesti prosessissa siksi, että ”näin on aina tehty” tai esimerkiksi työaika kuluu reklamaatioiden käsittelyyn tilanteen korjaamisen sijaan. Tämä ylimääräinen prosessipöhö on hukkaa, jonka poistaminen lienee useimmille se ensimmäinen mielikuva leanistä. Perinteisessä prosessien kehittämisessä keskitytään helposti omaan sisäiseen toimintaan, vaikka fokuksen pitäisi olla siinä miten asiakkaalle tuotettu arvo virtaa läpi prosessin. Vastaavasti työntekijöiden näkökulmasta prosessien tehostaminen tarkoittaa perinteisesti usein vain asioiden tekemistä nopeammin. Lean-kehittämisessä on erään määritelmän mukaan kyse siitä, että haluamme opetella kävelemään lyhyemmän matkan sen sijaan, että juoksisimme kovempaa. Toisin sanoen pyritään tekemään vain tarpeellinen, mutta kerralla oikein ja korkealla laadulla.
Lean-kehittäminen voi tapahtua – ja sen tulisi tapahtua – monella tasolla. Arjessa se voi lähteä liikkeelle vaikkapa siitä, että työpisteellä, tietokoneella, toimistossa tai missä ikinä toimitaankaan järjestetään kaikelle oma paikkansa. Jo näin vapautimme aikaa, kun tarvittavia työvälineitä, tiedostoja tai papereita ei tarvitse etsiä eikä ylimääräistä tavaraa väistellä. Toisen ääripään isossa kuvassa pureudumme end-to-end prosesseihin ja varmistamme, että minkään prosessivaiheen toiminnassa tai kehittämisessä ei sorruta osaoptimointiin ja aiheuteta ongelmaa kokonaisuudelle. Esimerkki tällaisesta tarkastelusta voisi olla tilaus-toimitus-ketjun kokonaistarkastelu tai polku asiakkaan palvelutarpeen ilmenemisestä jälkimarkkinointiin.
Varoituksen sanana on todettava, että lean ei kuitenkaan ole pelkkä työkalu eikä säästämisen väline. Lean on kokonaisvaltainen toimintafilosofia, jonka tukena on laaja joukko työkaluja. Se keskittyy asiakaslähtöiseen prosessien hiomiseen, jossa tuotamme ylivertaista laatua nopeilla läpimenoajoilla. Leanin ”oheistuotteena” syntyy yleensä myös säästöjä, mutta pääasiallinen saavutus on entistä tyytyväisemmät asiakkaat ja ketterämmät prosessit – lean luo kasvua!
Haluatko kuulla lisää? Tutustu palveluihimme täällä: